Tiedotetta tehdessä ja julkaistaessa on tärkeää kiinnittää huomio tiedotteen sisältöön, rakenteeseen ja kohdentamiseen, eli siihen kenelle tiedote jaellaan. Tässä artikkelissa käsittelemme tiedotteen tekemisen teknistä puolta, kun taas toisessa artikkelissa käymme läpi sitä millainen on hyvä tiedote sisällöltään.
Tiedotteen luominen aloitetaan valitsemalla tiedotteen tyyppi ja tiedotteen kieli. STT Infossa on mahdollista lähettää sama tiedote monella eri kielellä käyttäen tiedotteen kieliversioita. Jokaiselle kieliversiolle tulee luoda erikseen oma sisältönsä ja oma kohdistettu jakelunsa. Tarkemmat ohjeet tiedotetyypin valintaan ja kieliversioiden luomiseen.
Tiedotteen sisältö
Kun tiedotteelle on valittu haluttu tyyppi ja tarvittavat kieliversiot, luodaan tiedotteen sisältö. Ensimmäisenä tiedotteelle voidaan tuoda logo, jolla saadaan tiedotteen ilme julkaisijan brändin mukaiseksi. Seuraavaksi tehdään tiedotteelle ytimekäs otsikko ja ingressi. Ingressiä kannattaa aina käyttää, sillä se parantaa tiedotteen näkyvyyttä verkossa. Erillisen ingressin puuttuessa voi ingressinä toimia myös tiedotteen ensimmäinen kappale. Yksityiskohtaisempia ohjeita näistä löydät tästä artikkelista.
Seuraavaksi tehdään tiedotteelle sisältö, joka voi sisältää leipätekstiä ja kuvia, sekä upotettuja HTML- ja iframe-sisältöjä. Eri tyyppiset sisällöt muodostavat niin sanottuja sisältöblokkeja, joita voit järjestellä haluamaasi järjestykseen. Tekstin voit luoda ja muotoilla ensin muualla ja kopioida editoriin, tai luoda sisällön suoraan editoriin. Lisää tekstin muotoilusta ja sisältöblokeista.
Tiedotteelle voit lisätä ingressin alle pääkuvan ja leipätekstin sekaan muita kuvia, jotka voit samalla lisätä tiedotteen lopussa olevaan kuvagalleriaan. Kuville voit asettaa kuvatekstin, saavutettavuuden lisäksi Alt-tekstin, sekä tiedot kuvan käyttöoikeuksista.
Tiedotteen kuvagallerian tarkoitus on tarjota kuvat helposti ladattaviksi tiedotteelta. Sen lisäksi että tiedotteella olevat kuvat voidaan lisätä sinne, voit lisätä kuvia myös suoraan kuvagalleriaan ilman, että ne näkyvät muualla tiedotteella. Lisää kuvista ja kuvagalleriasta.
Tiedotteelle on tärkeää lisätä yhteyshenkilöt, joihin tiedotteen sisältöön liittyen voidaan olla yhteydessä. Yhteyshenkilöt voidaan lisätä tiedotteelle pelkkänä tekstinä tai luoda yhteyshenkilökortteja. Tiedotteen loppuun voidaan lisätä myös esittely tiedotteen julkaisijasta, eli niin sanottu boilerplate. Voit lisätä tiedotteelle myös linkkejä esimerkiksi kotisivulle ja lisämateriaaleihin, tai liittää lisämateriaaleja mukaan tiedotteelle. Voit myös halutessasi määritellä tiedotteesi sisällön mukaisia avainsanoja. Käsittelemme näitä asioita tarkemmin artikkelissa Linkit, liitteet, esittelyteksti ja avainsanat.
Luotua sisältöä pääset tarkastelemaan sivun yläreunassa olevasta painikkeesta Esikatselu. Esikatselussa voit tarkastella tiedotteen kaikkia kieliversioita ja miltä tiedote näyttää eri kanavissa. Tarvittaessa voit myös lähettää itsellesi sähköpostiin testitiedotteen. Tarkemmat ohjeet löydät artikkelista Tiedotteen esikatselu.
Tiedotteen jakelut ja julkaisu
Kun tiedotteen sisältö on tuotu ja muotoiluihin ollaan tyytyväisiä, voidaan siirtyä tiedotteen jakelun valitsemiseen. Tiedote voidaan jaella sähköpostitse, toimitusten uutispalveluihin, verkkoon STT Info -portaaliin ja someen. Kaikkiin tiedotteen kieliversioihin tulee valita erikseen oma jakelunsa, johon juuri kyseinen kieliversio julkaistaan.
Jakele sähköpostitse -kohdasta pääset valitsemaan sähköpostijakelun medialle ja tiedotetilaajille, sekä sopimusasiakkaana myös omille kontakteille. Julkaise kanavissa -kohdasta puolestaan valitset mahdollisen jakelun STT Infon etusivulle (sttinfo.fi), medioiden toimitusjärjestelmiin ja eri verkkopalveluihin. Sopimusasiakkaana voit myös julkaista tiedotteet omassa STT Infon Uutishuoneessasi. Julkaise somessa -valikosta automaattisesti mukana jakelulla ovat STT:n somekanavat, jotka halutessaan voi kytkeä pois päältä. Sopimusasiakkaana voit valita mukaan jakeluun myös omat somekanavanne, mikäli ne on aktivoitu käyttöön.
Kun jakelut ja sisältö ovat valmiit, tiedote voidaan julkaista. Tiedote on mahdollista julkaista välittömästi tai ajastaa julkaistavaksi tulevaisuudessa. Tiedotteelle voidaan kummassakin tapauksessa asettaa halutessa myös embargo, joka ilmoittaa vastaanottajalle, että tiedotteen sisältämiä tietoja ei saa julkaista ennen määriteltyä embargo-aikaa. Tällä tavoin toimittajilla on mahdollisuus tutustua lehdistötiedotteeseen rauhassa, ennen sen tuloa julkiseksi. Lisätietoa artikkelissa Tiedotteen julkaisu, ajastus ja embargo.
Kertatiedotteet tulevat tämän jälkeen vielä asiakaspalvelun tarkistettavaksi, ennen kuin ne julkaistaan. Tarkastuksia kertatiedotteille tehdään arkisin kahdeksasta eteenpäin ja klo 14.30 mennessä saapuneet tiedotteet pystytään julkaisemaan vielä saman päivän aikana.
Tarvittaessa voit myös muokata ja korjata jo julkaistua tiedotetta.