Sisältöauditointi
Ennen käyttöönottoa on tärkeää tehdä kattava sisältöauditointi. Käy läpi kaikki nykyiset aineistot ja arvioi, mitkä niistä tulee siirtää Kuvapankkiin. Poista vanhentuneet ja tarpeettomat tiedostot. Luokittele aineistot, kuten kuvat, videot ja dokumentit, ja tee inventaario niiden nykytilasta.
Metadatan ja taksonomian suunnittelu
Metadatan ja taksonomian suunnittelu on avainasemassa järjestelmän toiminnallisuuden kannalta, sillä se tekee tiedostojen löytämisestä ja käytöstä helpompaa ja loogisempaa. Määrittele tärkeät metadata-kentät eri tiedostotyypeille, kuten tiedoston nimi, sisällöntuottaja, päivämäärä ja käyttöoikeudet. Suunnittele looginen taksonomia, joka ryhmittelee aineistot selkeästi aiheiden, projektien, osastojen, tiedostotyyppien tai muiden ennalta määriteltyjen kriteerien mukaan.
Käyttöoikeuksien määrittely
Käyttöoikeuksien selkeä määrittely takaa aineistojen hallinnan ja turvallisuuden. Määritä eri käyttäjäroolit, kuten pääkäyttäjät, tehokäyttäjät, peruskäyttäjät ja ulkopuoliset yhteistyökumppanit. Varmista, että käyttöoikeudet ovat tarkasti rajattuja ja vastaavat kunkin käyttäjäryhmän tarpeita.
Apukysymyksiä STT Kuvapankin käyttöönoton suunnitteluun
Käyttäjät ja tarpeet:
Ketkä ovat Kuvapankin pääasialliset käyttäjät?
Mitä sisältöä käyttäjät etsivät useimmiten?
Sisällön luokittelu:
Mitkä ovat tärkeimmät sisältötyypit (esim. kuvat, videot, dokumentit)?
Miten sisältö voidaan ryhmitellä loogisesti?
Onko olemassa valmiita luokittelujärjestelmiä, joita voidaan hyödyntää?
Metatiedot ja hakusanat:
Mitä metatietoja jokaisesta sisällöstä tulisi tallentaa?
Mitkä hakusanat kuvaavat parhaiten sisältöä?
Kuinka yksityiskohtaisia metatietojen tulisi olla?
Käyttöoikeudet ja hallinta:
Kuinka käyttöoikeudet tulisi määritellä eri käyttäjäryhmille?